Législation

Comment constituer votre dossier de candidature ?

En appel d’offres comme en procédure négociée, les informations contenues dans votre dossier de candidature vous garantissent l’accès à la Commande publique.
Si un dossier de candidature est incomplet ou contient des informations erronées ou périmées, il vous sera demandé de fournir éventuellement les éléments manquants dans les plus brefs délais. Il est donc plus simple et plus prudent de les fournir dans l’enveloppe de candidature. Ainsi, il est impératif de nous adresser tous les documents listés soit dans l’avis d’appel public à la concurrence soit dans le règlement de la consultation. Ces informations concernent :

- la forme de la candidature (candidat unique, groupement d’entreprises) : LETTRE DE CANDIDATURE DC4
- garanties professionnelles et financières : DECLARATION DU CANDIDAT DC5
- régularité fiscale et sociale de votre entreprise : ETAT ANNUEL DC7
- les références au regard de la prestation demandée

La lettre de candidature – modèle DC4
Qui est candidat ? identité du candidat
Sous quelle forme se présente-t-il ? candidat unique ou groupement
A quoi répond-il ? un lot unique ou plusieurs lots

N'oubliez pas :
- Signez votre lettre de candidature (candidats uniques, mandataire et co-traitants en cas de groupement)
- Cette lettre de candidature doit être signée par une personne habilitée à représenter la société
- Indiquez la forme de votre candidature (candidature unique ou groupement)
- Indiquez les numéros de lots auxquels vous voulez répondre en cas de marché alloti

La déclaration du candidat - modèle DC5
N'oubliez pas :
- Renseignez toutes les rubriques
- Datez et signez la déclaration

Pratique : la rubrique H de la déclaration du candidat reprend toutes les attestations sur l’honneur qui vous sont demandées. En la signant, vous signez également ces dernières.

La régularité fiscale et sociale du candidat
Le candidat atteste de la régularité fiscale et sociale de son entreprise en produisant :
- soit les copies conformes des différentes attestations fiscales et sociales
- soit la copie conforme de l’état annuel des certificats reçus (formulaire DC7) délivré par la Trésorerie Générale ou la Direction Générale des Grandes Entreprises, récapitulant l’état des cotisations de l’entreprise.

Les références
Les références, certificats de capacité et qualifications, peuvent être demandées par la personne publique, à l’appui de votre candidature. Elles doivent être récentes (moins de 3 ans) et correspondre à la prestation objet de la consultation.

Répondre à une consultation en groupement ?

L’article 51 du Code des marchés publics prévoit la possibilité pour les entreprises de présenter leur candidature sous forme de groupement. Un groupement d’entreprises est constitué pour une période limitée et pour la réalisation d’une opération déterminée.

Deux types de groupements peuvent être constitués :

Le groupement conjoint
Lorsqu’une opération est divisée en lots, chacun des prestataires membres du groupement s’engage à exécuter le ou les lots qui sont susceptibles de lui être attribués dans le marché. Chaque membre du groupement n’est responsable que de l’exécution de son lot.

Le groupement solidaire
Que l'opération soit divisée en lots ou pas, chacun des prestataires membres du groupement s'engage pour la totalité du marché et doit pouvoir suppléer éventuellemnt son (ses) co-traitant(s) dans l'exécution de la prestation pour le compte du maître d'ouvrage.

Quelle que soit la forme du groupement, un mandataire devra être désigné dans l’acte d’engagement comme tel. Un même mandataire ne peut pas être mandataire de plus d’un groupement pour un même marché.

Recevabilité de la candidature d’un groupement :

Lors de la candidature d’un groupement tous les co-traitants doivent produire les pièces relatives au dossier de candidature.
La lettre de candidature est l’élément essentiel d’identification de la forme du groupement :
- le mandataire doit y être explicitement désigné
- les co-traitants doivent signer la lettre de candidature au même titre que le mandataire
- les co-traitants peuvent habiliter le représentant du mandataire à signer les pièces contractuelles du marché. Cette habilitation doit être contenue dans la candidature. A défaut d’habilitation, la signature de chaque co-traitant est nécessaire.

La déclaration du candidat, les attestations fiscales et sociales ainsi que les références de chaque co-traitant doivent être produites dans le dossier de candidature.

La présentation matérielle de votre offre en appel d'offres : la règle de la double enveloppe

L’appel d’offres ouvert est la procédure de droit commun de passation des marchés publics. Cela signifie que c’est la règle et que les autres procédures sont possibles dans des cas limités qui sont prévus par le Code des marchés publics.
Pour que la commission examine votre offre de prix, il est nécessaire que votre offre réponde au formalisme exigé par le Code des marchés publics. Aussi, lors de la constitution de votre offre, vous veillerez à suivre les règles de présentation énoncées dans le règlement de la consultation et notamment la règle de la double enveloppe évoquée ci-après.

La règle essentielle de la double enveloppe en appel d’offres ouvert

L’examen de votre offre s’effectue en deux temps successifs :
- ouverture de votre dossier de candidature
- ouverture de votre offre proprement dite

Aussi, cette règle de procédure n’est garantie que si votre candidature est séparée de votre offre de prix. Vous devez donc remettre votre pli sous la forme d’une enveloppe extérieure contenant deux enveloppes intérieures telles que décrites dans le Règlement de la Consultation.

Répondre à plusieurs lots d’une même consultation

Dans le cas d’un marché alloti, si vous souhaitez répondre à plusieurs lots, votre offre doit contenir autant de 2ème enveloppes que de lots. Par contre, vous ne pouvez remettre qu'une seule 1ère enveloppe en listant les lots auxquels vous répondez.

Comment est attribué un marché?

A l’expiration du délai de réception des offres, la personne responsable du marché ou son représentant procède à l’ouverture des enveloppes de candidatures (1ère enveloppe contenant votre dossier de candidature). En fonction des critères de selection des candidatures énoncés dans le règlement de la consultation, des documents complémentaires peuvent alors être demandés à tous les candidats qui ont présenté des candidatures incomplètes.

Première réunion de la commission d'appel d'offres : ouverture des offres
Si votre candidature est jugée recevable par la Commission d’appel d’offres, elle ouvre la seconde enveloppe intérieure contenant votre offre. Elle vérifie sa conformité matérielle (cf. conformité de votre offre) et consigne votre offre de prix dans un procès-verbal établi en séance. Enfin, une fois toutes les offres ouvertes, la Commission demande une analyse complète des offres aux services gestionnaires des dossiers.

Seconde réunion de la commission d'appel d'offres : jugement des offres
Suite à la présentation du rapport d’analyse des offres, les membres de la commission d’appel d’offres décident de la suite donnée à la consultation : attribution du marché à l’entreprise ayant présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, déclaration d’infructuosité.
Après l’attribution du marché par la commission d'appels d'offres, le service des marchés informe les candidats non-retenus. Après validation en commission permanente, le service des marchés, en liaison avec le service gestionnaire du dossier procède à la notification du marché à l’attributaire choisi.

Comment répondre à un marché négocié ?

Une procédure négociée se déroule en 2 phases successives :
- la remise des candidatures
- la remise des offres.

La remise des candidatures

Pour être candidat à un marché négocié, vous devez adresser un dossier de candidature complet avant l'expiration du délai de réception des candidatures indiqué dans l’annonce.
Votre dossier de candidature doit comprendre les pièces listées dans la rubrique " justificatifs à produire " de l’annonce et notamment :
- Lettre de candidature modèle DC4
- Déclaration du candidat modèle DC5
- Etat annuel des certificats reçus modèle DC7 ou les documents servant à sont établissement
- Références

Ces informations sont essentielles pour juger de votre capacité à répondre au besoin exprimé dans la consultation.

Il est impératif de faire parvenir un dossier de candidature complet. A l’issue de la période de remise des candidatures, la Personne Responsable du Marché établit la liste des entreprises à consulter en se basant sur les informations contenues dans votre dossier de candidature : garanties professionnelles et financières et références identiques à la prestation demandée.

La remise des offres

La liste des entreprises à consulter établie, une lettre de consultation ainsi que les pièces nécessaires à la remise de votre offre vous sont adressées.
La date limite de remise des offres est indiquée dans la lettre de consultation. A l’issue de la consultation, la Personne responsable du marché ouvre les offres, entame les négociations et la commission d'appel d'offres attribue le marché.
A noter : la règle de la double enveloppe ne s’applique pas en procédure négociée car les phases de remise de candidatures et de remise des offres ne sont pas simultanées, elles se succèdent chronologiquement.

Je suis titulaire d'un marché. Quand serai-je payé ?

Le délai global de paiement des factures ou acomptes relatifs aux marchés est fixé à 45 jours.

Calcul du délai

Le délai court à compter de la réception de la demande de paiement (facture, état d’acompte) par les services de la Mairie ou par le maître d’œuvre selon les cas. Le délai expire à compter de la date de règlement par le comptable public. Cette date correspond aux formalités nécessaires effectuées par le comptable vis-à-vis de la Banque de France.

Attention, il ne s’agit pas de la date de virement sur votre compte bancaire.

Suspension du délai de paiement

Dans le cas où vous adressez une demande de paiement incomplète (pièces manquantes ou erronées), ou à la mauvaise adresse le délai de paiement est suspendu jusqu’à la réception des documents.

Dépassement du délai global de paiement

En cas de dépassement du délai global de paiement, vous avez droit à un dédommagement du préjudice subi sous la forme d’intérêts moratoires.